Kistelek Város Önkormányzat

Árpád Fejedelem Gimnázium,

Gazdasági és Informatikai Szakközépiskola

ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

2004

Az ügyintézés, az iratkezelés és a tanügyi

nyilvántartás rendje

érdekében az alábbi

 

IGAZGATÓI UTASÍTÁS

 

irányítja az intézményi m?ködést,

a Szervezeti és m?ködési szabályzat mellékleteként.

 

I. AZ ÜGYINTÉZÉS SZABÁLYAI

 

1. A jogi alapok és az intézményi ügykörök

 

1.A szabályzat jogi alapja

1993. évi LXXIX. Törvény: A közoktatásról

1995. évi LXVI törvény: A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magán levéltári anyag védelmér?l

38/1998.(IX.4.) BM rendelet: A helyi önkormányzatok iratkezelési minta szabályzatáról

11/1994.(IV.8.) MKM rendelet: A nevelési-oktatási intézmények m?ködésér?l

 

2. Az intézmény ügykörei

Az ügykör a szervezet vagy az alkalmazott hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó egyedi ügyek összessége, csoportja.

Az intézmény ügykörei:

• Fenntartói ügykör (utasítások, intézkedések)
• Vezetési ügykör (igazgatás, irányítás)
• Nevelési és oktatási ügykör (szakmai munkavégzés)
• Gazdasági ügykör (pénz- és vagyongazdálkodás)
• Alkalmazotti ügykör (személyi-, bér- és munkaügyek)
• Tanulói ügykör (tanulói nyilvántartás, kérelmek, engedélyek)
• Egészség-, gyermekvédelmi ügykör (szociális, egészségügyi, ellátás, hatósági eljárások)
• Vállalkozási ügykör (kivitelez?k, szállítók, bérl?k, stb.)

 

Az ügykörszám meghatározása hosszútávra készül, így lehet?séget biztosít a feladat- és hatáskör módosítások átvezetésére az egysége szerkezet megbontása és újraszámozása nélkül.

 

2.Az ügyintézés irányítása, szervezése, ellen?rzése

 

1.Az ügyintézés, az ügyvitel és az ügyirat fogalma

Ügyintézés során a különböz? ügykörökbe tartozó ügyek megoldásáról (elintézésér?l) a kijelölt, vagy a munkakörileg illetékes alkalmazottaknak, az ügyintéz?knek kell gondoskodni. Az ügyintézés az intézmény m?ködésével kapcsolatban keletkez? ügyek ellátása:

• a tartalmi (érdemi) feladatok végrehajtása, és
• a formai (kezelése) ügyviteli munkamozzanatok sorozata.

Az ügyintéz? az ügyet érdemben megoldó alkalmazott (az ügy el?adója), aki az ügyet el?készíti a döntésre. Az ügyintéz?t az intézményvezet?, vagy vezet? helyettese jelöli ki: részére szignálja a konkrét ügyet.

Ügyvitel: a szervezet (intézmény) folyamatos m?ködésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit foglalja magába. Az ügyvitel az intézmény ügykörébe tartozó, és a hivatalos ügyintézésben kifejtett tevékenység technikai feltételrendszere.

Az intézmény ügyvitelét a hatályos jogszabályok és jelen szabályzat rendelkezéseinek megfelel?en kell végezni.

Ügyirat az intézmény m?ködése, az ügyintézés során keletkez? irat, amely az ügy minden ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza.

 

2. Az intézményvezet? szignálása: ügyintéz?k kijelölése

Az iratok postai átvételét a hivatalsegéd végzi. Személyesen benyújtott iratokat az iskolatitkár veszi át. A postabontást az igazgató végzi, távollétében az SZMSZ helyettesítési rendjében meghatározott személyek.

A címzett távollétében névre szóló küldemény csak akkor bontható fel ha az megállapíthatóan hivatalos iratot tartalmaz. A vezet? a neki bemutatott vagy általa bontott küldeményeket az ügy elintézésével megbízott személy szignálja.

 

3. Tájékoztatás az ügyekben és az ügyiratok védelme

Az intézményben bármely üggyel kapcsolatban érdemi felvilágosítást csak az ügyben eljáró illetékes ügyintéz?, vagy az intézményvezet? és a helyettese adhatnak. Tanulónak és szül?jének (igazolt képvisel?jének) a tanuló irataiba való betekintést úgy kell biztosítani, hogy ez mások személyiségi jogait ne sértse.

Hivatalos szerveknek adatokat és információkat csak írásos megkeresés alapján, intézményvezet?i engedéllyel lehet rendelkezésre bocsátani.

Iratot a munkaköri feladat ellátásán kívül az intézményi munkahelyr?l kivinni, munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak felel?s vezet?i engedéllyel lehet. Az iratok tartalmát illetéktelen személy nem ismerheti meg, abba nem tekinthet be.

 

4. A titkár szerepe, feladatköre

Az intézményi feladatellátás ügyeinek szervezése és végzése, valamint az ügyeket kísér? iratkezelés a titkár munkakörébe tartozik.

A titkár iratkezelése feladatai az alábbiak:

• a hivatali ügyek nyilvántartása, csoportosítása, rangsorolása,
• az ügyiratok és a bélyegz?k nyilvántartása
• a küldemények átvétele, felbontása, kezelése,
• az iratok iktatása, el?-iratok csatolása, mutatózás,
• a határid?s ügyek nyilvántartása
• kiadvány el?készítése, kiadvány továbbítása, postai feladás,
• a küldemények bérmentesítése (ellátmány kezelése),
• az ügyiratokról hivatalos másolat és másodlat készítése
• az elintézett ügyek iratainak irattárba helyezése,
• az irattár kezelése, rendezése, az irattári jegyzékeke készítése,
• az irattári iratselejtezés és a levéltári átadás,
• szigorú elszámolás alá tartozó nyomtatványok nyilvántartása (törzslap, bizonyítványok, stb.) elhelyezése, meg?rzése.

5. az ügyvitel és az iratkezelés felügyelete

Az intézmény ügyviteli és iratkezelése feladatait az intézményvezet? (igazgató) irányítja, s ellátja annak felügyeletét is.

A pedagógiai tárgykör? ügyvitel és iratkezelés a pedagógiai vezet? helyettes negyedévenkénti ellen?rzése alatt áll. A tapasztalatokról a vezet? helyettesek írásban jelentést készítenek az igazgató részére.

A gazdasági tárgykör? ügyvitel és iratkezelés közvetlen irányítása és ellen?rzése a gazdasági ügyintéz? feladata, aki szintén írásbeli jelentésben számol be a gazdasági ügyvitelr?l.

Az ellen?rzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat a nyilvántartó könyv következ? sorába kell bejegyezni.

 

3. Az ügyek nyilvántartási rendje

 

2. Az iktatókönyv és az ügyiratok vezetése

Az iktatókönyv iratnyilvántartó könyv (készülhet elektronikus adathordozón is), amely az intézmény m?ködése során keletkezett beadványok, kiadmányok, bels? ügyviteli iratok nyilvántartására szolgál.

Az iktatókönyv pontos vezetésének célja, hogy az intézményi m?ködés konkrét ügyeihez tartozó ügyiratok bármikor visszakereshet?k legyenek. Ennek érdekében kézi iktatás céljára olyan iktatókönyv nyomtatványt kell használni, melynek: oldalszámozása folyamatos, és minden évben hitelesítetten kell megnyitni és lezárni!

 

2. A határid?k nyilvántartása

A szignált ügyek elintézési határidejét az iktatókönyv „Elintézési határid?” rovatában a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

Ezen kívül a titkársági nyilvántartó könyvben határid? nyilvántartást kell vezetni az ügy teljes elintézéséig a közbens? kijelölt határid?k rögzítésével. Az ügyek elintézési határidejének betartásáért a kijelölt ügyintéz? felel, de a titkár felel?s az ügyiratok határid?re történ? visszavételéért.

A nevelés-oktatási ügyekben a leghosszabb elintézési határid? – ha az intézményvezet? más határid?t nem állapít meg – 30 nap. Ezért az ügyintéz? köteles haladéktalanul, de legkés?bb az iktatástól számított 30 napon belül elintézni a gyermekek, szül?k ügyeit, beadványait.

A titkár az ügy elintézésére tett sürgetését az ügyiraton névaláírással és keltezéssel köteles feljegyezni. Az elintézend? ügyiratot határid?-nyilvántartásba kell helyezni, ha a végleges elintézés valamilyen közbens? feltételhez kötött, vagy az ügyintéz? a sürgetés ellenére túllépi a vezet? által kijelölt határid?t. A jogorvoslati közbens? intézkedés az elintézési határid?t – a jogszabályi keretek között – akkorra módosítja, mikorra a válasz érkezett.

 

3. Az intézményi bélyegz?k nyilvántartása

Az intézményvezet? engedélye alapján készített hivatalos bélyegz?ket a titkárnak kell nyilvántartásba venni. Az intézményi bélyegz?k nyilvántartólapján fel kell tüntetni:

• a bélyegz? lenyomatát, a kiadásának dátumát,
• a szervezeti egység, a használatára jogosult nevét és aláírását,
• a bélyegz? ?rzéséért felel?s dolgozó nevét.

A titkár gondoskodik – a bélyegz?t használók jelzése alapján – a sérült és elavult bélyegz?k megsemmisítésér?l, valamint az új bélyegz?k beszerzésér?l és a bélyegz?k szétosztásáról.

A bélyegz? elt?nése esetén a bélyegz? felkutatására és az ügyben lefolytatott eljárásra, valamint szükség esetén bélyegz? érvénytelenítésér?l a gazdasági ügyintéz? intézkedik. A bélyegz? használója felel?s a bélyegz? biztonságos ?rzéséért és a hivatali munkával kapcsolatos rendeltetésszer? és jogszer? bélyegz?használatért.

4. Az iratkezelés feladatai

 

1.Az irat és az iratkezelés

Irat minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, rajz, kép, kotta, amely a m?ködéssel kapcsolatban bármilyen anyagon (papír, elektronikus adathordozó, stb.) alakban, bármely eszköz felhasználásával és eljárással keletkezett, megnevezését?l függetlenül (feljegyzés, el?terjesztés, jelentés, tájékoztató, tervezet, stb.).

Iratkezelés komplex tevékenység, amely magába foglalja a következ?ket:

• az iratok készítését és a szakszer? nyilvántartást,
• az ügykörök szerinti rendezést, a határid?s válogatást,
• a mellékletekkel, összefügg? iratokkal való ellátást (szerelést),
• szakszer? és biztonságos meg?rzést az irattárakban,
• az iratselejtezést, illetve levéltárba adást.

 

2. Az ügyiratok másolatainak és másodlatainak kiadása

A másolat valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely: hasonmás (szöveg- és formah?), egyszer? (nem hitelesített), és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.

A másodlat a több példányban (egyidej?leg vagy eltér? id?ben) készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az els? példányon lév?vel azonos pecsét és aláírás hitelesít.

Az intézmény iratairól másolatot a titkár csak vezet?i engedéllyel adhat ki. A másolatot „A másolat hiteles” felirattal, keltezéssel és az engedélyez? aláírásával kell ellátni.

Másodlatot kell kiadni az intézmény által kiállított eredeti okmányokról (bizonyítványok, oklevelek, stb.) azok elvesztése vagy megsemmisülése esetén, a törzslap alapján.

 

 

 

II. IRATOK ÉRKEZTETÉSE ÉS AZ IKTATÁS

 

 

5. A küldemények átvétele

 

1.Átvételi jogosultság

Az intézménybe érkezett irat (levél, távirat, fax, csomag, stb.) átvételére azok az alkalmazottak jogosultak, akinek erre munkaköri leírásuk felhatalmazást ad.

A küldemény érkezésének módjától (postai, hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai eszköz, személyes benyújtása, stb.) függetlenül kötelesek ellátni az átvétellel kapcsolatos teend?ket.

Az intézménybe érkezett irat átvételére jogosultak beosztása:

• Gazdasági ügyintéz?
• Iskolatitkár.

 

2.A küldemények átvétele és az átvétel igazolása

Küldemény a beérkezet, illetve továbbításra el?készített irat, akkor is, ha elektronikus úton érkezett, vagy így továbbítják. A melléklet az irat szerves tartozéka, kiegészít? része, amely elválaszthatatlan az irattól. A küldeményt átvev? köteles ellen?rizni:

• a kézbesít?okmány és a küldemény azonosítási jelének egyez?ségét,
• a boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.

Az átvev? a kézbesít? okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumával („azonnal”, „sürg?s” jelzésnél óra, perc is) ismeri el az átvételt. A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre átvételi elismervénnyel kell igazolni. (A benyújtott irat és az igazolásul felhasznált másolat egyez?ségér?l az iratkezel?nek gondosan meg kell gy?z?dni.)

Amennyiben nem iktatásra jogosult személy veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkés?bb a következ? munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.

• A nyilvántartott küldeményeket (ajánlott, távirat, csomag) a posta szabályinak megfelel?en kézbesít?könyvvel kell átvenni.
• Gondoskodni kell a tértivevény-lap visszajuttatásáról.
• Sérült küldeménynél a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellen?rizni kell a küldemény tartalmának meglétét. (a hiányzó iratokról jegyz?könyv felvételével értesíteni kell a feladót.) Az iratra értelemszer?en az átvev? ráírja a „sérülten érkezett”, vagy a „felbontva érkezett” megjegyzést, az érkezés keltezését, és aláírja.
• „Azonnal” és „sürg?s” jelzés? küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, a szignálásra jogosultnak kell soron kívül átadni!
• Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt rögtön a címzetthez kell továbbítani, vagy vissza kell küldeni a feladónak (átirányított irat).

A küldemények átvételénél szükség esetén biztonsági vizsgálatot kell érvényesíteni (pl.: a küldemények biztonsági átvilágítása, elektronikus érkezésnél vírustalanítás, stb.).

 

 

6. A küldemények érkeztetése és egyeztetése

 

1. A küldemények felbontása és érkeztetése

Az intézmény részére érkez? leveleket, iratokat és egyéb küldeményeket a vezet?, vagy a feladattal megbízott igazgatóhelyettes, gyakorlati oktatásvezet? bonthatja fel.

Fel kell bontani minden küldeményt, amelyr?l a boríték, csomagolás alapján megállapítható, hogy nem magánjelleg?. Felbontandók azok a levelek is, melyeken az intézmény neve mellett névre szóló címzés található, de a küldemény hivatalos jelleg?.

Ha a címzett ismeretlen, a küldeményt felbontatlanul vissza kell juttatni a postára. Ha az illetékes ismeretlen, a küldeményt – értesítés ellenében – vissza kell küldeni a feladónak. Ha a küldemény által jelzett ügyben az intézménynek nincs hatásköre, akkor a küldeményt a hatáskörrel ellátott intézményhez kell továbbítani.

 

2. A küldemények egyeztetése és a soron kívüliség

A küldemény felbontásakor egyeztetni kell a feltüntetett tartalom meglétét, ellen?rizni kell a feltüntetett és ténylegesen beérkezett mellékletek számát. Jelezni kell, ha a boríték sérült, illetve pénzt, nemzetközi válaszbélyegszelvényt, illetékbélyeget tartalmaz.

Az esetlegesen felmerül? irathiány okát a küld? szervvel – lehet?leg rövid úton – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

Soron kívül kell az igazgatóhoz továbbítani:

• A fenntartótól érkezett iratokat, idézéseket, meghívókat,
• A vezet?k nevére érkez? küldeményeket.

 

3. Egyéb iratkezelés

A téves felbontáskor a borítékot újból le kell ragasztani, r kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyz?könyvvel sürg?sen eljuttatni a címzetthez vagy az iratkezel?höz.

A felbontás nélkül átvett hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül iktatni kell az iratkezel?nek.

Ha a küldemény pénzt, értéket tartalmaz, a felbontó köteles elismervényt csatolni az irathoz. Illetékköteles küldeménynél a mellékelt illetékbélyeget a beadványra fel kell ragasztani!

Bontatlanul kell átadni a szül?i szervezetnek, diákönkormányzatnak, szakszervezetnek érkezett iratokat. Ezek kezelése az érdekelt kezdeményezésére történik.

A névre szóló iratot, amennyiben hivatalos elintézést igényel, felbontást követ?en haladéktalanul vissza kell juttatni az iratkezel?höz.

A faxon, elektronikus adathordozón érkezett iratnál el?ször gondoskodni kell a tartósan ?rz? másolat készítésér?l, majd a kezelésre az általános rendelkezések az irányadóak.

 

 

 

7. Az iktatás rendje

 

1.Az iratok iktatási kötelezettsége

Az iktatás az iratkezelésnek az érkeztetés és a postabontás utáni fázisa. A különböz? szervezeti egységekre, ügykörökre utalóan az iktatószámok jelekkel megkülönböztethet?k egymástól.

Az iratkezel? az iratokat a beérkezés napján, legkés?bb másnap iktatja be. Az ügyiratok minden mellékletére rá kell írni az irat iktatószámát. A visszaküldend? mellékleteket célszer? már az iktatáskor borítékba tenni és az iktatószámot, évszámot, valamint tételszámot azon feltüntetni. Az irathoz az iktatást követ?en csatolni kell az irat el?zményeit. Az összecsatolt, azonos ügyre vonatkozó egyedi iratokat az ügyintézés után is együtt kell tartani. Ezt a módszert kell alkalmazni az eltér? iratári tételszámú iratok esetében is.

Az iktatókönyvet az év végén az utolsó iktatási számot követ?en aláhúzással, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegz? lenyomatával le kell zárni.

 

2. Az iktatószám

Az iktatás sorszámozása az els? iktatószámtól megszakítás nélkül folyamatosan halad, évente 1. sorszámmal kell kezdeni. A dátumot naponta csak az els?nek iktatott iratnál kell feltüntetni. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a bejegyzett adatokat javítani nem szabad.

Téves iktatás esetén helyesbítés szükséges, de a téves bejegyzéseket semmiféle technikai eszközzel nem szabad megszüntetni:

• a téves adatot vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon,
• a javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni,
• jelölni kell a tévesen iktatott irat végleges iktatószámát,
• minden naptári évben új iktatókönyvet kel nyitni és az év végén az utolsó iktatás alatt keltezéssel, aláírással le kell zárni.

 

3. Az iktatás adatai és az iktatóbélyegz?

Az iktatókönyvben a következ? adatokat kell nyilvántartani:

• az iktatás sorszámát (iktatószám), a pontos beérkezési id?t,
• a küld? azonosító adatait, a mellékletek számát,
• az irat tárgyát, az el?- és utóirat iktatószámát,
• az intézkedésre jogosult (kijelölt) nevét,
• az elintézés módját, idejét, határidejét,
• kezelés feljegyzéseket (csatolás, határid?, visszaérkezés)
• az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét.

Az irat tárgyát úgy kell megjelölni, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki, és ennek alapján helyesen lehessen mutatóval ellátni.

 

4. Az iktatás módjai

Az iratok iktatása kézi módszerrel sorszámos rendszerben történik: minden iratváltás külön nyilvántartási sorszámot kap. Az ügyben az új levélváltás új iktatási számot kap, de az el?- és utóiratok iktatási számát az ügyiraton és a nyilvántartásban is jelölni kell.

Soron kívül kell iktatni és továbbítani a határid?s iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatali intézkedések „sürg?s” jelzés? iratait.

A táviratok és telefaxok iktatásánál az értesítés szövegét az irathoz kell csatolni, és el?adóívhez kapcsolva kell beiktatni.

 

5. Nem iktatandó iratok

Nem kell iktatni, de nyilván kell tartani:

• a tananyagokat, tájékoztatókat, meghívókat, folyóiratokat,
• a bemutatásra, jóváhagyásra visszavárólagos iratokat,
• a pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás),
• a munkaügyi és anyagkezelési kapcsolatos nyilvántartásokat,
• a közlönyöket, a visszaérkezett tértivevényeket.

Sem iktatni, sem nyilvántartani nem kell iktatni az alábbi iratokat:

• amelyekr?l külön nyilvántartást kell vezetni (pl.: személyzeti, gazdasági nyilvántartások, könyvelési bizonylatok, stb.),
• a tömeges értékesítéseket (meghívók, közlönyök, reklámok, sajtótermékek, prospektusok, stb.)

 

 

8. Az iratnyilvántartás további rendje

 

1. A mutatókönyv és mutatózás

A mutatózás a nyilvántartási munkának az iktatást követ? szakasza, amely biztosítja az irat iktatószámának visszakeresését.

Mutatókönyvet kell vezetni, ha az iratok száma egy naptári évben meghaladja a 100-at. A mutatókönyv bet?soros név- és tárgymutató, amely az iratok név és tárgy szerinti – esetleg hely szerint – tartja nyilván.

Az ügyiratokat a lényegüket kifejez? egy vagy több címszó (tárgy) alapján kell nyilvántartani. Ha az irat több tárgyra, (személyre, intézményre) vonatkozik, az iratot valamennyi címszónál mutatózni kell. A mutatókönyvet az iktatással egyidej?leg naprakészen kell vezetni az év kezdetén újonnan nyitott mutatókönyvben.

 

2. Határid?s nyilvántartás és a határozatok

Határid?s nyilvántartásba kell helyezni azokat az iratokat, amelyek további vagy id?közönkénti intézkedést igényelnek.

A határid?s ügyiratokat a határnapok szerint elkülönítve, határid?s irattartókban a számuk sorrendjében kell kezelni. Irattárba tétel el?tt valamennyi határid? bejegyzést törölni kell.

A határozatot indokolni kell. A határozatnak tartalmaznia kell a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, illet?leg, ha a döntés mérlegelés alapján történt, az erre történ? utalást, valamint az eljárást megindító kérelem benyújtására történ? figyelmeztetést.

 

3. Az elektronikus iratok nyilvántartása

Az elektronikus adathordozón érkezett iratokon (pl.: magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD-ROM, stb.) az ügyirat számát és tárgyát is rögzíteni kell. Az iktatószámot magára az adathordozóra (tokjára) is rá kell vezetni. Az iktatókönyv „Irat jellege” rovatát ki kell tölteni (pl.: „hajlékony lemez”), és a kezelésnél a tárolási helyet jelezni kell.

Elektronikus adathordozón érkezett iratok mellé kísér?lapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísér?lap tartalma:

• az adathordozó iktatószámát, tartalmi paramétereit,
• a felvétel tárgyát, keletkezésének id?pontját,
• a készít? és a nyilvántartásba vev? aláírását.

Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témához tartozó iratok adhatók át. (amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.) Számítástechnikai iktatásnál az iratkezelést tartalom szerint kis biztosítani kell.

 

 

9. Az irattovábbítás és a bélyegz?k ?rzése

 

1. Az iratok továbbítása el?tti ellen?rzés

Az iratkezel?nek ellen?rizni kell, hogy az aláírt vagy hitelesített és lebélyegzett leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, csatolták-e a mellékleteket.

A továbbítás el?tt az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítás keltet, és ezt az átadókönyvben is rögzíteni kell.

Úgy kell kézbesíteni, hogy az irat átvételének a napja megállapítható legyen. (iratmásolaton, postakönyvben hivatalos, cégszer? átvétel)

 

2. A boríték címzése és a kiadmányok továbbítása

A borítékot a kiadványon feltüntetett címzett részére a leíró készíti el. A borítékon fel kell tüntetni a postai el?írásoknak megfelel?en:

• a pontos címzést, postai irányítószámot,
• a kiadvány iktatószámát,
• a továbbítás módjára vonatkozó különleges utasítást (expressz, ajánlott, tértivevényes, stb.)

A küldeményeket postán, telefaxon vagy elektronikus adatátvitellel (Internet) lehet továbbítani. Az elküldés módját – ha az nem közönséges levélként történik – az ügyintéz? köteles az iraton utalást adni.

Expressz levélként, táviratként kell a soron kívüli postai kézbesítést igényl? küldeményeket, értesítéseket továbbítani! Ajánlott levélben fontos, vagy nehezen pótolható iratokat (okmányokat, bizonyítványokat, stb.) kell küldeni! Tértivevénnyel kell elküldeni az iratot, ha az átvétel id?pontjáról az intézménynek tudomást kell szereznie.

Kézbesítéssel csak sürg?s, kivételes esetekben szabad küldeményeket továbbítani. A kézbesítés a kézbesít? vagy a vezet? által kijelölt alkalmazott feladata.

 

3. Hitelesítési eszközök nyilvántartása, zárása, digitális hitelesítés

Kiadmányozáshoz címerrel és sorszámmal ellátott bélyegz?t kell használni. A kiadott bélyegz?kr?l és az érvényes aláírásokról (aláírási címpéldány) nyilvántartást kell vezetni.

Az iratkezel?nek gondoskodni kell a nyilvántartott iratok (kézi irattár) és a hitelesít? bélyegz?k használaton kívüli biztonságos elzárásáról, hogy illetéktelen személyek kezébe ne kerülhessenek!

Az elektronikusan el?állított és a szervezetek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és id?bélyegz?t, nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. A továbbiakról a hatályos rendelkez? törvény el?írásait kell betartani.

 

 

III. IRATTÁROZÁS ÉS IRATSELEJTEZÉS

 

10. Irattározás és az iratselejtezés rendje

 

1. Az irattári és a levéltári anyag

Irattári anyagnak kell tekinteni az intézmény és jogel?dei m?ködése során keletkezett iratokat, valamint az iratokhoz kapcsolódó mellékleteket, amelyekre ügyviteli szempontból még szükség van.

Az irattári anyagot tételekre (tárgycsoportokra, iratfajtákra) kell tagolni, a meg?rzési id?tartamot figyelembe véve. Az irattári tételszám (jel) az ügykört, az irat selejtezhet?ség szerinti csoportosítását mutatja, egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.

Levéltári anyag olyan iratállomány, amire az ügyvitelnek már nincs szüksége, de nem selejtezhet? történeti, gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, tudományos, m?szaki, kulturális, oktatási, nevelési vagy egyéb jelent?sége miatt.

A nem selejtezhet? iratok körét az illetékes közlevéltár egyetértésével és a levéltárba adás határidejével kell meghatározni.

 

 

2. Az irattári terv

Az irattári terv a közokiratok rendszerezésének és a selejtezhet?ségének alapjául szolgáló jegyzék. Rendszerbe foglalja az intézmény által ellátott ügyköröket és az ügyekhez kapcsolódó iratokat. Meghatározza:

• az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét,
• az iratok meg?rzési idejét,
• a nem selejtezhet? tételeket és a levéltárnak való átadás idejét.

Az irattári tárgykörök tételszáma az ügyvitelnek megfelel?en növelhet?, vagy csökkenthet?. A nagyobb ügyfélforgalmú tételeket altételekre lehet bontani.

Az intézmény ügykörében bekövetkez? jelent?s változásnál az iratári tervet a következ? év elején kell módosítani.

Az irattári tervbe fel kell venni olyan iratféleségeket is, amelyek az általános szabályok szerint nem kerülnek iktatásra: gazdálkodási kartonok, stb.

Az irattári tervben az ilyen iratok ?rzési helyét fel kell tüntetni, és a megfelel? irattári tételszámot legkés?bb akkor kell feljegyezni, amikor az irat végleges ?rzési helyére kerül.

 

3. Az iratok intézményi irattárba helyezése, irattározás

Az irattározás iratkezel? tevékenység, amelynek során az intézmény az iratok irattári rendezését, kezelését és ?rzését végzi. Az irattári terv alapján az irattári tételszámot az iratkezel? határozza meg, és feljegyzi az iktatókönyv vonatkozó rovatába is. Az irattári tárgykört úgy kell meghatározni, hogy az iratok tárgyköre azonos legyen, és a selejtezési határid?, vagy a levéltárnak történ? átadás egységes legyen. Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni.

Az elintézett ügyek iratait záradékkal kell ellátni: „További intézkedést nem igényel, irattárba helyezhet?”, dátummal, intézményvezet? aláírása. Csak olyan iratot szabad az irattárba elhelyezni, amelynek kiadványai továbbításra kerültek, és határid? nyilvántartást nem igényel.

Az irattárba helyezés el?tt a titkár köteles az iratot átvizsgálni, hogy nincs-e benne idegen irat, továbbá, hogy minden kezelési utasításnak eleget tettek-e. Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelel?rovatában dátummal, aláírással kell feljegyezni.

 

 

4. A kézi és az intézményi irattár

A kézi irattár az iratkezel? és az ügyintéz?k rendelkezésére álló iratok tárolóhelye. A 3 évnél újabb ügyiratokat a kézi irattárba kell kezelni és ?rizni az évek és iktatószámok sorrendjében, jól zárható szekrényben. Minden tárgykört külön dossziéban, a dossziékat dobozokban, vagy fed?lemezek között kell tárolni. (egy iratköteg maximum 15 cm.)

3 év után az iratok átkerülnek az intézményi irattárba, a tételszámnak megfelel? iratgy?jt?be. Elhelyezés el?tt az iratkezel? ellen?rzi, hogy az iratok a tározási szabályoknak megfelelnek-e.

Az iktatókönyv megfelel? rovatába be kell írni az iratárba helyezés id?pontját. Az iratok az intézményi irattárba csak átadási könyv kíséretében adhatók le. Az irattári ?rzési idejét az irat intézményi irattárba helyezésének évét?l kell számítani.

 

5. Az irattári ?rzés, az irattári anyag kiadása

Az irattári ?rzés idejét az irattári terv határozza meg. Az irattári ?rzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évét?l kell számítani. A határid? nélküli ?rzési id?vel megjelölt irattári tételeket, illetve a történeti érték? ügyiratokat meg kell küldeni az illetékes levéltárnak.

Az irattári terv szerint nem selejtezhet? tételeket, továbbá amelyek selejtezéséhez az illetékes levéltár nem járult hozzá, a jogszabályban meghatározott id? eltelte után át kell adni a levéltárnak. Az átadás helyét, idejét és módját egyeztetni kell az illetékes levéltárral.

Az intézményvezet? és helyettese jogosultak az iratárból iratokat kikérni, hivatalos használatra. Az irattárban az iratkikér?t az irat visszaérkezéséig lef?zve kell tárolni. A kiadott ügyiratról a helyére ügyiratpótló lapot is kell készíteni, amit az átvev? elismervényként aláír.

 

 

11. Levéltárba adás és az iratselejtezés

 

1. Az iratok levéltárba adása

A nem selejtezhet? iratokat az irattári tervben megjelölt átadási id?ben legalább 15 évig tartó ?rzés után át kell adni az illetékes levéltárnak. A levéltári átadás - átvétel id?pontját esetr?l esetre a levéltárral egyeztetve kell megállapítani.

Ha az intézmény jogutódlással megsz?nik, a folyamatban lév? ügyek iratait, és az irattárat a jogutód veszi át. Az irattár átvételér?l jegyz?könyvet kell készíteni, melynek egy példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. Ha az intézmény jogutód nélkül sz?nik meg, az intézményvezet? a fenntartó intézkedésének megfelel?en gondoskodik az iratok elhelyezésér?l, amir?l tájékoztatja a levéltárat.

 

A levéltárba az iratokat átadni:

• csak teljes, lezárt évfolyamokban,
• ügyviteli segédletekkel és iratjegyzékkel együtt,
• az átadó költségére az irattári terv szerint átadás-átvételi jegyz?könyv kíséretében lehet.

A visszatartott iratokról külön jegyzék készül. A határid? nélküli ?rzési id?vel megjelölt irattári tételeket az intézmény jogutód nélküli megsz?nése esetén kell megküldeni az illetékes levéltárnak.

 

2. Iratselejtezési engedélyezés

Az iratselejtezést az intézményvezet? rendeli el és ellen?rzi. A tervezett iratselejtezést 30 nappal el?bb kell bejelenteni az illetékes levéltárnak.

Iratselejtezés csak a tartalmi jelent?séget ismer? vezet? irányítása mellett végezhet?, az irattári terv ?rzési idejének leteltével. Az intézményvezet? által megbízott selejtezési bizottság 3 példányban selejtezési jegyz?könyvet készít, amit iktatás után szintén az irattárban kell elhelyezni.

Az iratok selejtezési ideje lehet 2, 5, 10. 15, 30, 75 év. A különféle iratok tartalma alapján készített irattári terv táblázatai a szabályzat mellékletében találhatók.

Vannak olyan fontos vagy történeti szempontból nélkülözhetetlen iratok, amelyek nem selejtezhet?k. Valamennyi tételnél jelölni kell a selejtezési határid?t, valamint azt is, hogy nem selejtezhet? tételeket mikor kell a levéltárnak átadni.

A levéltárnak az iratok megsemmisítését a selejtezési jegyz?könyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón lév? iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik. A megsemmisítést az adatvédelmi szabályozás figyelembe vételével kell lefolytatni.

 

3. Az iratselejtezés

Az irattári anyagnak azt a részét, amely nem történeti érték?, és amelyre az ügyvitelben már nincs szükség, a vonatkozó jogszabályok szerint kell selejtezni.

A selejtezés az irattári terv alapján történik, ennek megfelel?en az irattárban ?rzött iratokat legalább 5 évenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat, amelyeknek az ?rzési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejárt.

Az iratok selejtezését az intézményvezet? rendeli el és ellen?rzi. A tervezett iratselejtezést 30 nappal el?bb be kell jelenteni az illetékes levéltárnak. A bejelentés a titkár feladata. A selejtezéssel járó szervezési és ellen?rzési eladatok ellátására selejtezési bizottságot kell létrehozni.

Az intézménynél keletkezett, de nem iktatott iratokat az intézményvezet? által megállapított ?rzési id? után szabályos selejtezési eljárással kell selejtezni.

 

4. Iratselejtezési jegyz?könyv

A selejtezésre szánt iratokról 3 példányban selejtezési jegyz?könyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell:

Az intézmény nevét, az iratárba helyezés évét,

A selejtezett irattári tételeket,

Az iratok mennyiségét,

Az iratselejtezést végz? és ellen?rz? személyek nevét.

A selejtezési jegyz?könyv 2 példányát meg kell küldeni a levéltárnak. A selejtezett iratokat megsemmisíteni, hasznosítani csak a visszaküldött selejtezési jegyz?könyvre vezetett levéltári hozzájárulás alapján lehet.

A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tüntetni.

 

IV. TANÜGYI NYILVÁNTARTÁSOK

 

12. Naplók, törzslapok, tanuló nyilvántartás

 

1. A beírási és foglalkoztatási naplók

Az intézménybe felvett gyermekek (tanulók) nyilvántartására beírási (felvételi és mulasztási) naplót kell rendszeresíteni. A beírási naplót az intézményvezet? által kijelölt: iskolatitkár beosztású alkalmazott vezeti.

Gyermeket, diákot akkor lehet a felvételi és mulasztási naplóból, illetve beírási naplóból törölni, ha az elhelyezés, a tanulói jogviszony, a tagsági viszony megsz?nt. A törlést a megfelel? záradék bejegyzésével kell végrehajtani.

A pedagógiai foglalkozásokról a feladatot ellátó pedagógus a foglalkozási napló (osztály-, csoportnapló) megfelel? rovatának kitöltésével és aláírásával (kézjegyével) igazolja a nevel?-oktató munka elvégzését. Az osztályf?nök vezeti az osztálynaplót, a törzslapot, kiállítja a bizonyítványt, vezeti a továbbtanulással összefügg? nyilvántartást.

 

2. Törzslapok

Az iskola a tanulókról a felvételt követ?en 30 napon belül nyilvántartási lapot (törzslapot) állít ki. A törzslapon fel kell tüntetni az iskola nevét, címét és az OM azonosítót.

A törzslapon fel kell tüntetni a te4ljes tanulmányi id?re:

• a tanuló tanév végi osztályzatait,
• az ügyeivel kapcsolatos döntéseket, határozatokat,
• a továbbtanulásra vonatkozó bejegyzéseket, záradékot.

A törzslap közokirat, személyi, tanév végi adatainak a bizonyítvánnyal való egyetértéséért az osztályf?nök és az igazgató által kijelölt 2 összeolvasó pedagógus a felel?s. A megsemmisült vagy elveszett törzslap helyett – a rendelkezésre álló iratok alapján póttörzslapot kell kiállítani.

 

3. A tanulói nyilvántartások vezetése

Az intézményi dokumentumokban a jogszabályi el?írásnak megfelel?en az alábbi adatok tarthatók nyilván:

• gyermek, tanuló neve, születési helye, ideje, állampolgársága,
• állandó és ideiglenes lakáscíme, telefonszáma,
• külföldi állampolgár esetén a tartózkodási jogcíme, a jogosító okirat megnevezése, száma;
• szül? neve, állandó és ideiglenes lakásának címe, telefonszáma;

q       a felvételi adatok, a tanuló fejl?désével, a jogviszonnyal kapcsolatos adatok;

q       a magatartás, szorgalom és a tudás értékelése és min?sítése,

q       a fegyelmi és kártérítési ügyek adatai;

q       a testi-, érzékszervi-, értelmi-, beszédsérülés?, más zavarral, nehézségekkel küzd? gyermek erre vonatkozó adatai;

·        a balesetre vonatkozó adatok,

·        a diákigazolvány sorszáma, azonosító száma;

·        a többi adat az érintett hozzájárulásával.

Sérült gyermek nevelésénél, ellátásánál a beírási naplóba kell beírni:

• a szakvélemény számát, keltét,
• a felülvizsgálat id?pontját,
• a szakért? nevét, címét.

Az adatok továbbíthatók a fenntartó, bíróság, rend?rség, ügyészség, önkormányzat, államigazgatási szerv, nemzetbiztonsági és pedagógiai szolgálat részére.

Az adatok statisztikai célra felhasználhatók, és a személyazonosításra alkalmatlan módon átadhatók.

A tanügyi nyilvántartásokban a hibás bejegyzéseket áthúzással kell érvényteleníteni úgy, hogy a bejegyzés olvasható maradjon, és fölötte helyesbíteni kell. A javítást aláírással, keltezéssel és az iskola körbélyegz?jének lenyomatával kell hitelesíteni.

Névváltozás esetén – a volt tanuló kérelmére, az engedélyez? okirat alapján – a megváltozott nevet a törzslapra be kell jegyezni, a kiállított bizonyítványt ki kell cserélni.

 

 

13. Bizonyítványok, jegyz?könyvek

 

1. Bizonyítványok

A tanuló elvégzett tanulmányairól a tanév végi értékelést a törzslap alapján ugyanabba a bizonyítványba kell bevezetni, függetlenül az iskola, vagy az iskolatípus váltástól. A bizonyítványban fel kell tüntetni az OM azonosítót, és záradék formájában az alapm?veltségi, az érettségi, a szakmai, a m?vészeti vizsga letételét.

Az üres nyomtatványokat zárva kell tartani, hogy csak az igazgató és a megbízottja férjen hozzá. Jegyz?könyvet kell készíteni a helyesbíthet?, és a kicserélt bizonyítványról, a rontott bizonyítványt meg kell semmisíteni. A visszaélések elkerülésére nyilvántartást kell vezetni:

• az üres bizonyítvány nyomtatványokról,
• a kiállított és kiadott bizonyítványokról,
• az elrontott és megsemmisített bizonyítványokról.

Az elveszett, megsemmisült bizonyítványról kérelemre a törzslap alapján másodlat állítható ki, melyért illetéket kell leróni. Törzslap hiányában a nyilvántartások alapján kérelemre pótbizonyítvány állítható ki, mely azt tanúsítja, hogy a tanulómelyik évfolyamot, mikor végezte el. Ha minden nyilvántartás megsemmisült, csak azt lehet igazolni, hogy a személy az iskola tanulója volt. (Ennek feltétele: a volt tanuló írásban nyilatkozzon a tanévr?l, az évfolyamról, és csatolja volt tanárának vagy két évfolyamtársának igazolását.

 

2. Jegyz?könyvek

Az intézményben jegyz?könyvet kell készíteni azokban az esetekben,

• ha jogszabály el?írja, vagy az intézményvezet? elrendeli,
• a nevel?testület határozatot hoz (dönt, véleményez, javasol),
• ha rendkívüli esemény indokolja.

A jegyz?könyv tartalma:

• az elkészítés helye, ideje, jelenlév?k névsora,
• a napirendi téma, az ügyre vonatkozó lényeges megállapítások, nyilatkozatok, határozatok, döntések,
• aláírások (jegyz?könyv vezet?je, végig jelen lév? alkalmazott, intézményvezet?).

 

V. ZÁRÓRENDELKEZÉSEK

 

1. A szabályzat id?beli és személyi hatálya

A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi közalkalmazottjára és más munkavállalójára.

Jelen igazgatói utasítás…... év …….. hónap ….napjával lép hatályba és ezzel egyidej?leg minden korábbi vonatkozó bels? utasítás hatályát veszti.

 

2. A szabályzat hozzáférhet?sége és módosítása

A szabályzat tartalmát az intézmény vezet? helyettesei kötelesek ismertetni a beosztott munkatársakkal. A szabályzat egy példányát hozzáférhet?vé kell tenni az intézmény valamennyi alkalmazottja számára a vezet? helyettesi irodában és a könyvtárban.

A felel?s vezet? helyettesnek gondoskodni kell jelen szabályzat olyan módosításáról, amely az új törvények és rendeletek hatálybalépése miatt szükséges.

 

 

 

Kelt: Kistelek, 2004. október 5.

 

 

 

 

 

 

                                                                                  ………………………………………

                                                                                                          intézményvezet?

 

                                                                       PH.